Những sai lầm thường gặp khi sử dụng máy photocopy

Mặc dù là thiết bị được ứng dụng phổ biến trong cuộc sống, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng máy photocopy sao cho đúng và tiết kiệm chi phí nhất. 10 sai lầm thường gặp khi sử dụng máy photocopy dưới đây mà chúng tôi đưa ra chắc chắn sẽ khiến không ít người phải “giật mình” bởi chính những thói quen tưởng như vô hại hàng ngày của bạn có thể đang “giết” chết tuổi thọ của máy.

Những sai lầm khiến máy photo sử dụng không được bên lâu: Vận hành máy liên tục Cũng giống với con người, mọi thiết bị điện tử bao gồm cả máy photocopy cũng cần có khoảng thời gian nghỉ ngơi và phục hồi để đảm bảo các linh kiện trong máy không bị hoạt động “quá sức”. Mặc dù nhiều hãng máy photocopy lớn như Toshiba hay Ricoh đều nổi tiếng là với độ bền bỉ cao tuy nhiên, các chuyên gia khuyên bạn không nên quá lạm dùng điêu này.

Việc vận hành máy liên tục trong khoảng thời gian dài sẽ khiến các linh kiện trong máy bị nóng lên, chất lượng bản in kém, một số lỗi như kẹt giấy diễn ra liên tục.  Do đó, tốt nhất sau khoảng vài tiếng, hãy để máy photo của bạn nghỉ ngơi để đảm bảo tuổi thọ cho máy.

Bật máy liên tục

Có thể bạn chưa biết, việc bật máy liên tục cũng là một trong những sai lầm khi sử dụng máy photocopy khiến thiết bị nhanh chóng hao mòn và giảm tuổi thọ.

Tốt nhất, khi không dùng trong vài tiếng hoặc để qua đêm thì hãy để máy photo ở chế độ tiết kiệm năng lượng. Trường hợp không dùng máy trong vài ngày thì nên rút dây cắm khỏi nguồn điện để tiết kiệm điện năng cũng như tránh các hao mòn cho máy.

Dùng vượt quá công suất đề ra

Mỗi máy photocopy đều có các thông số kỹ thuật và định mức nhất định, do đó, tùy theo khối lượng công việc mà bạn chọn ra dòng máy phù hợp nhất.

Chẳng han, nếu nhu cầu in ấn của bạn lớn, thì nên chọn máy có công suất hoạt động cao, tốc độ in 40-50 bản/phút. Tuyệt đối không sử dụng máy photo vượt quá công suất tối đa của máy. Việc “ép” máy hoạt động quá tải về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy photocopy.

Không chú ý đến nơi đặt máy photo

Một trong những sai lầm thường gặp phải khi sử dụng máy photocopy là không chú ý đến nơi đặt máy. Để đảm bảo độ bền và tránh ảnh hưởng đến các linh kiện của máy, tuyệt đối không đặt máy ở môi trường quá nóng hay quá lạnh hay ở gần bồn nước.

Tốt nhất, hãy đặt máy photo ở nơi thông thoáng, sạch sẽ. Không đặt máy quá gần tường để máy có thông gian giải phóng nhiệt. Ngoài ra, nên dặt máy ở nơi ít có gió tự nhiên và ánh sáng mặt trời.

Không đóng nắp máy photo

Trong quá trình vận hành, máy photo thường sản sinh khí ozone – đây là khí có hại cho môi trường cũng như sức khỏe con người. Do đó, để đảm bảo tối đa an toàn, khi sử dụng máy hãy đóng nắp cẩn thận.

Sử dụng mực kém chất lượng, rẻ tiền

Mực in là thành phần quan trọng không thể thiếu của máy photocopy, tuy nhiên nhiều người vì muốn tiết kiệm mà sử dụng các loại mực rẻ tiền. Thực tết các loại mực in tái chế, kém chất lượng chứa thành phần độc hại cao không chỉ ảnh hưởng đến máy mà còn khiến sức khỏe người dùng bị đe dọa.

Do đó, tuyệt đối không sử dụng mực kém chất lượng, rẻ tiền, xuất xứ không rõ ràng. Ngoài ra, bên cạnh mực máy thì giấy photo bạn cũng cũng nên chọn loại giấy chất lượng tốt, đảm bảo.

Sử dụng quá nhiều Font chữ khác nhau trong bản in

Đây cũng là một trong những sai lầm thường gặp khi sử dụng máy photocopy. Nhiều người thường có thói quen trang trí văn bản thật đẹp với nhiều font chữ khác nhau. Tuy nhiên đều này lại khiến cho người đọc cảm thấy rối mắt và rườm rà.

Do đó, thay vì sử dụng quá nhiều định dạng chữ, hãy thống nhất trong một văn bản một font chữ nhất định và duy trì từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học trong cách bố trí văn bản mà còn khiến người đọc dễ chịu hơn.

Sử dụng in, photo màu không cần thiết

Một trong những thói quen mà mọi người thường mắc phải đó chính là việc in, photo màu một cách vô tội vạ. Đặc biệt, với những văn phòng được trang bị sẵn máy photocopy màu thì tình trạng này lại càng diễn ra phổ biến.

Tuy nhiên, thực tế việc in màu cho các văn bản tài liệu nội bộ là không cần thiết. Thay vì in màu, bạn có thể in đen trắng để tiết kiệm thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc. Do đó, luôn nhớ rằng, chỉ những văn bản thật sự quan trọng và bắt buộc phải in màu thì bạn mới in. Còn lại, các loại giấy tờ, tài liệu thông thường hãy in đen trắng để tránh lãng phí.

Sử dụng các hình ảnh có độ phân giải thấp khi in, photocopy

Nếu muốn photocopy hay in ấn hình ảnh rõ nét thì chất lượng hình ảnh đầu vào phải cao, tránh các hình ảnh có độ phân giải thấp.

Đây cũng là một trong những sai lầm thường gặp phải khi sử dụng máy photo. Thông thường, với thiết bị máy in hay photo thì hình ảnh đầu vào khi in ra sẽ bị giảm chất lượng đến 30% so với bản gốc.

Bởi vậy, để đảm bảo bản in cụ thể, rõ nét hãy lựa chọn các hình ảnh chất lượng, chân thực nhất.